ストーリーのある就労移行支援|アップル梅田

【ビジネスマナー】電話の伝言メモについて

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ストーリーのある就労移行支援、アップル梅田です。

アップル梅田では毎週水曜日、JST(職場対人技能訓練)と
ビジネスマナー講座を隔週で実施しています。

今回はビジネスマナー【電話の伝言メモ】をテーマに記載したいと思います!

これまでにお仕事に就かれた経験をお持ちの方で、新入社員の時、
配属先での最初の仕事が「かかってきた電話を早く取ること」
であったという方もいるのではないでしょうか?

職場環境や担当職種によって多少の違いはあるかと思いますが、
勤務先で“自分が受けた電話の内容を別の人へ伝える”という場面は多々あります

自分宛にかかってきた電話であれば、そのまま対応すればよいですが、
自分以外の担当者宛に電話がかかってきて、さらにその担当者が電話を
受けられない状況である場合、 責任を持って最後まで対応することが、
ビジネスマナーとして求められます。

具体的には、電話をかけてきた相手に対して、担当者が不在であることを伝え、
さらに受けた電話の内容を、担当者へ伝えることが必要です!

「しっかり電話の内容を伝えてくれよ!」と職場で注意をされないためにも、
自分が応対した電話の内容を相手に伝える際のマナーを確認していきましょう(^^♪

担当者不在の際、電話の相手に確認しておくべきこと

①相手の所属先・名前

相手が社内の人であれば、名字のみで問題ありません。
社外の人の場合、名字のみでは個人を特定できない場合があるため、
「下の名前も頂戴できますか?」と伝え、フルネームを聞いておくと良いでしょう。

②連絡先(電話番号)
連絡先(電話番号)は必ず確認しましょう。
ただし、相手の方から「連絡先はその担当者が知っているから」と言われた場合、
それ以上聞くことは控えましょう。

③伝言内容
相手が担当者に伝えたいことは何か、漏れなく確認しておきましょう。
よくあるのは下記のケースです↓
●折り返しの電話を希望しているのか。(電話をほしい時間帯を指定してくる場合もあり)
●電話があったことを伝えるのみで良いのか。
●相手から改めて電話のかけ直しがあるのか。

担当者に伝えるべきこと
上記【電話の相手に確認しておくべきこと】の内容を、簡潔に伝えましょう。
直接伝える場合も、伝言メモやメールで伝える場合も、項目は同様です。

相手の所属・名前
相手が個人の場合はフルネームを記載します。相手の名前の漢字が不明な場合、
カタカナで名前を書いてもOKです。
分からないからといって、自分の思い込みで漢字で名前を書くことはNGです。

②相手の連絡先(電話番号)
例えば「内線12-345」「06-1234-5678」といった形で問題ありません。

③用件
相手が言ったことを、漏れなく記載するようにしましょう。
自分で追記したいことがある場合は、 相手が言ったことと、
自分が追記したことを区別して、わかりやすく記載しましょう。

④電話を受けた日付・時間、自分の苗字もしくは押印
伝言メモであれば<2018年1月17日 山田受>といった形です。
メールや直接伝える場合は、自分の名字は削除して問題ありません。

そして、更に押さえておきたいポイントとして、

伝言メモの際は、

・5W2Hを意識/確認する。
Who(誰が) What(何を) Whwn(いつ) Where(どこで) Why(なぜ) How(どうやって)
How many(
どのくらい) ⇒ 日時や数量、金額等、数字が出てきたら特に注意する。

メモは書いたらそれで終わりにするのではなく、必ず、担当者に
 口頭でその旨を伝える
習慣をつける。

という部分も忘れず意識しましょう!

皆さん、いかがでしたか?

電話の内容を伝える時のマナーは、頭では十分わかっていても、
実際に電話を受けて担当者に内容を伝えるプロセスの中で、
言い忘れていたこと、確認し忘れていたことが出てきてしまうものです。

自分自身であらかじめ、伝言メモ用フォーマットを作っておき、
確認すべき内容を整理しておくことも非常に有効です!!

フォーマットサンプル↓

アップル梅田では、ビジネスマナー訓練でまず、伝言メモの取り方の
ポイント確認と、実際に伝言メモを書く練習を行ない、翌週のJST訓練で
ロールプレイをしながら実践的な電話の受け方を全員で実践します!(^^)!

最初はうまくいかないケースもあるかと思いますが、何事も反復することで
徐々に自然と自分に身に付いていきます!!

決して焦らず(そして深刻ではなく)真剣に!
引き続き、就職にむけ皆で取り組んでいきましょう!!

<投稿スタッフ:T>

最後までご覧いただきありがとうございます。 (#^^#

就労移行支援 アップル梅田では利用者様それぞれの状況に応じた個別の訓練プログラムの提案と就労前/就労後を含めた総合的な支援を実践しております。

大阪在住の方に限らず、見学/体験はどなたでもご参加いただけますので、気軽にお問合せください!

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